חשיבות הסריקה

בתקופה האחרונה יש לי כמה פרוייקטים של גבייה של חובות ישנים מ 2016-2017 על בסיס הצלחה.
אני נתקל בהרבה בעיות מול הלקוחות הללו אך הבעיה הכי גדולה שלי היא שאין מסמכים סרוקים למערכת וקשה להוכיח את החוב.
לקוח מקבל סחורה ואמור לחתום על החשבונית או על תעודת המשלוח, לקבל את המקור ואנחנו את העתק . לאחר מכן מוסר הסחורה חייב להעביר את התעודה או החשבונית לאחראי מהכספים שצריך לסרוק את ההעתק למערכת או לתייק אותו בקלסר למעקב ובקרה.
עכשיו אני מוצא את עצמי מתמודד עם מצבים שאין מקור אצל הלקוח ואין העתק סרוק אצל הלקוח שלי ואז הכל עניין של מזל , של ידע בניהול משא ומתן או של יכולת לייצר פתרונות יצירתיים להוכחת החשבונית.
על מנת למנוע מצבים שכאלה מומלץ להחליט שמשקיעים בסריקה ולהשקיע בתשתיות כמו :
מקום בשרת המחשבים לסריקה .
תוכנת סריקה
סורקים
הגדרת תפקיד לאחראי על סריקה
דבר שחוסך זמן מיותר של טלפונים מלקוחות , זמן שמתבזבז על בדיקה פיזית בארכיון, לקוחות לא מרוצים , זיכויים וחובות אבודים.
יש לשים לב שאנשים מתחלפים גם אצל הספק וגם אצל הלקוח דבר שמסבך עוד יותר את המצב.